Kế Hoạch Mở Quán Cafe Không Bao Giờ Thất Bại!

Thị trường FnB rất phát triển trong những năm gần đây tại Việt Nam. Đã có không ít bạn trẻ lựa chọn mở quán cafe để bắt đầu con đường khởi nghiệp cho riêng mình. Tuy nhiên, trước thực trạng cạnh tranh khốc liệt, cũng có không ít quán cafe mới được mở ra đã phải từ bỏ “cuộc chơi”. Qua bài viết, FnB Marketing sẽ bật mí những kinh nghiệm mở quán cafe từ A đến Z giúp bạn vững thêm bước khi đi trên con đường kinh doanh này.

Nghiên cứu thị trường trước khi mở quán cà phê.

Nghiên cứu thị trường là gì?

Theo quan điểm marketing, mọi quyết định trong kinh doanh đều bắt nguồn từ yêu cầu của thị trường và nhằm thỏa mãn nhu cầu thị trường. Vì vậy, nghiên cứu thị trường chính là bước đầu tiên trong quá trình mở quán cafe.

Quá trình này còn được ngầm hiểu là quá trình thu thập, lưu giữ và phân tích thông tin về khách hàng, đối thủ cạnh tranh và thị trường một cách có hệ thống.

Đây là bước vô cùng quan trọng, nếu được làm tốt nó sẽ cung cấp những thông tin cần thiết giúp nhà kinh doanh đưa ra các chiến lược phù hợp và mở quán cafe hiệu quả. Ngược lại, nếu làm không tốt, nó sẽ cung cấp những thông tin sai lệch, không phản ánh đúng tình hình thực tế thị trường, từ đó có thể dẫn đến các quyết định sai lầm trong kinh doanh.

Vai trò của nghiên cứu thị trường.

Đối với quán cafe đang hoạt động ổn định hay đã có thương hiệu trên thị trường: việc nghiên cứu thị trường giúp chủ quán hiểu rõ thị trường và đối thủ cạnh tranh; dự báo được sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng. Qua đó có thể đề ra các biện pháp để kịp thời đối phó với những thay đổi đó.

Đối với quán cafe đang trong quá trình khởi nghiệp xây dựng thương hiệu cà phê mới: việc nghiên cứu thị trường giúp doanh nghiệp có sự hiểu biết cần thiết về một thị trường cụ thể với cả 5 yếu tố cấu thành như: sản phẩm – dịch vụ, cung, cầu, giá cả, phương thức cung ứng và thanh toán.

Các bước nghiên cứu thị trường.

Quá trình nghiên cứu thị trường gồm có 5 bước sau đây:

• Bước 1: Xác định vấn đề nghiên cứu
• Bước 2: Thiết kế nghiên cứu
• Bước 3: Thu thập dữ liệu
• Bước 4: Phân tích dữ liệu
• Bước 5: Báo cáo kết quả nghiên cứu

>> Xem thêm: F&B là gì? thị trường F&B và tiềm năng, thách thức với các doanh nghiệp trẻ

Tối thiểu chủ quán cà phê cần xác định được:

Xác định khách hàng tiềm năng: 

Đặc điểm nhân khẩu học khi bắt đầu lên ý tưởng về sản phẩm hay dịch vụ, chủ quán cần đặt ra cho mình những câu hỏi như:

• Đối tượng sẽ sử dụng sản phẩm dịch vụ cà phê là ai?
• Nhóm tuổi của khách hàng thường xuyên mua cà phê?
• Phần lớn khách hàng là nam giới hay nữ giới?
• Mức thu nhập, tình trạng hôn nhân và khu vực sinh sống của họ?

Nhằm giúp quán tiếp cận với khách hàng mục tiêu của mình một cách hiệu quả.

Hiểu rõ khách hàng hiện tại: 

Giống như phần trên, chủ quán cũng cần dành thời gian tìm hiểu những ai đang là khách hàng của mình.Chẳng hạn:

• Tại sao khách hàng lại lựa chọn sử dụng sản phẩm cà phê đen của mình thay vì các sản phẩm cà phê khác?
• Khách hàng sử dụng sản phẩm như thế nào?
• Sản phẩm giải quyết nhu cầu của khách hàng như thế nào?
• Khách hàng đến mua cà phê bị ảnh hưởng bởi ai hay cái gì?
• Khách hàng của doanh nghiệp thích xem cái gì? Đọc cái gì? Hay làm cái gì?

>> Xem thêm: Khách hàng tiềm năng và quy trình tiếp cận khách hàng hiệu quả

Lên ý tưởng kinh doanh quán cà phê.

Thị trường chính là nơi hình thành ý tưởng kinh doanh đầu tiên, dĩ nhiên rồi. Bạn cần nhìn vào thị trường để biết người tiêu dùng ở thời điểm đó họ đang nghĩ gì, làm gì và cần gì. Tìm kiếm được thứ mà thị trường đang cần, đang thiếu chính là bạn đã mở được ổ khóa đầu tiên trong hành trình khởi nghiệp của mình. Từ đó linh hoạt, sáng tạo ra những ý tưởng kinh doanh cà phê thật sự tiềm năng.
Khi bạn hiểu cơ bản về cà phê, biết được một số phương pháp pha chế, đánh giá được thị trường thì đây là lúc bạn có thể sẵn sàng mở quán cà phê. Tuy nhiên, để khởi động việc mở quán và kinh doanh thành công bạn cần lập kế hoạch kinh doanh.

Lựa chọn mô hình mở quán cafe hợp lý.

Mở quán kinh doanh cà phê được nhiều người lựa chọn khi khởi nghiệp do tiềm năng của thị trường khá lớn. Hơn nữa, lợi nhuận cũng rất tốt, vốn linh hoạt và có thể chọn nhiều loại hình kinh doanh quán cà phê khác nhau.

Khi chọn mở quán cafe kinh doanh, bạn có thể chọn lựa hàng chục loại hình kinh doanh quán cafe khác nhau. Điển hình nhất là nhận nhượng quyền từ một thương hiệu trên thị trường hoặc tự mở lên một thương hiệu hoàn toàn mới cho riêng mình. Trước khi mở quán cafe, bạn nên phân tích, xem xét thật kỹ lưỡng những yếu tố có sẵn bao gồm: vốn, kinh nghiệm, mục tiêu, v.v…để có thể lựa chọn hình thức kinh doanh phù hợp.

>> Xem thêm: Các mô hình kinh doanh f&b phổ biến nhất 2023

Mô hình truyền thống.

Để mở kinh doanh quán cafe thành công không hề đơn giản vì mức độ cạnh tranh khá cao. Với hình thức tự mở, bạn sẽ được toàn quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh quán cafe của mình. Từ việc lên ý tưởng, thiết kế thi công, thực hiện các chương trình khuyến mãi, v.v…Tất nhiên bạn nên chọn thị trường ngách, phục vụ một nhóm khách hàng riêng và tạo phong cách độc đáo, “không đụng hàng” cho quán cafe của mình.

Mô hình nhượng quyền.

Đối với những bạn mở quán cafe theo mô hình nhượng quyền, bạn phải bỏ ra một số tiền nhất định để kinh doanh dưới tên thương hiệu người khác đã xây dựng. Đổi lại bạn có tất cả mọi thứ đều có sẵn từ thiết kế không gian, menu quán, giá bán, hệ thống vận hành, công thức đồ uống, v.v…nhượng quyền sẽ trao quyền và hỗ trợ bên nhận nhượng quyền để bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo nhãn hiệu, hệ thống hay là phương thức được xác định bởi bên nhượng quyền trong một khoảng thời gian và địa điểm nhất định.

>> Xem thêm: Có Nên Kinh Doanh Cà Phê Nhượng Quyền? Kinh Nghiệm Kinh Doanh Thành Công

Lợi ích của bên nhận nhượng quyền:

• Có thể hoạt động kinh doanh dưới tên của một thương hiệu đã xây dựng từ trước.
• Có thể truy cập vào các tài sản trí tuệ (ví dụ như chương trình đào tạo, hệ thống vận hành,…).
• Tận dụng được giá bán hàng thông qua sức mua đã có từ trước của thương hiệu nhượng quyền.
• Sự hỗ trợ từ bên nhượng quyền – đã có kinh nghiệm trong kinh doanh trước đây.
• Thừa hưởng những điều kiện tốt nhất đang có trong hệ thống.
• Có thể kết nối và chia sẻ thông tin với những người nhận nhượng quyền khác.
• Khởi nghiệp một cách nhanh chóng.

>> Xem thêm: Kinh doanh dropship là gì? Ưu nhược điểm của mô hình dropship

Lập bản kế hoạch kinh doanh quán cafe.

Khi ý tưởng đã được hình thành thì bạn cần thiết lập mục tiêu kinh doanh và xây dựng ra cho mình một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe.
Yêu cầu cần cụ thể hóa ý tưởng kinh doanh thông qua việc mô tả sản phẩm và các yếu tố có liên quan. Việc mô tả sản phẩm – dịch vụ càng cụ thể càng tốt. Các nội dung quan trọng cần được mô tả bao gồm:

• Bảng dự trù chi phí.
• Địa điểm và thiết kế không gian quán.
• Xây dựng Menu.
• Mua sắm trang thiết bị.
• Nhân sự.
• Thủ tục pháp lý.
• Kế hoạch truyền thông, marketing cho quán.

>> Xem thêm: Cạnh tranh là gì? Chiến lược cạnh tranh trong kinh doanh thị trường

Lập bảng dự trù chi phí.

Khi muốn kinh doanh quán cafe, tài chính là vấn đề được nhiều người quan tâm nhất. Chủ đầu tư cần xác định số vốn mà mình bỏ ra, những chi phí phát sinh, dự trù kinh phí để từ đó biết được lượng tiền cần chuẩn bị.
Cần có danh sách các đầu hạng mục đầu tư càng chi tiết bao nhiêu, bạn càng dễ dàng kiểm soát tài chính của mình bấy nhiêu, tránh bị lãng phí, thất thoát. Các chi phí thường bao gồm:

Thuê mặt bằng.

Vị trí mở quán cafe là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của quán nên lựa chọn bán quán cafe ở gần những khu vực tập trung nhiều tòa nhà văn phòng, các trung tâm thương mại, những trung tâm mua sắm, những nơi có nhiều người qua lại,…Khảo sát xem mặt bằng đó có nằm trong khu vực quy hoạch hay không, hệ thống cống thoát nước, đường điện nước, đường gas, có đảm bảo hay không… Chú ý: hãy chuẩn bị dư 1 khoản tiền nữa. Vì thông thường chủ cho thuê sẽ yêu cầu người thuê phải trả thêm một khoản đặt cọc tiền (cọc 2 tháng) hoặc phải trả tiền 6 tháng liền.
Về diện tích mặt bằng quán cafe. Việc lựa chọn diện tích mặt bằng nhỏ hay lớn tùy thuộc vào hình thức kinh doanh và khả năng tài chính của bạn. Tùy vào mục đích sử dụng và phong cách của quán để lựa chọn diện tích phù hợp. Vì vậy chi phí bỏ ra trung bình khoảng 10 – 15% trên tổng số vốn định sẵn.

>> Xem thêm: Tư Vấn Mở Quán Cà Phê Rang Xay Thành Công Từ Chuyên Gia

Tìm đội ngũ nhân sự.

Chi phí thuê nhân viên phục vụ dao động từ 4-6 triệu/tháng cho nhân viên làm việc toàn thời gian và từ 15k – 17k/ giờ cho nhân viên làm việc theo ca.

Những tháng đầu, khách hàng chưa đông, quán có thể sẽ gặp phải tình trạng doanh thu chưa tốt (bù lỗ). Vì thế cách mở quán cà phê nhỏ trơn tru, hãy chuẩn bị nhiều hơn mức vốn tối thiểu này.

Chi phí quảng bá và marketing.

Để rõ ràng hơn về chi phí marketing quán cafe, các khoản chi sẽ dao động như sau: Chi phí in ấn, thiết kế, tờ rơi, biển hiệu,…sẽ khoảng 1-3 triệu. Chi phí chạy quảng cáo trên các nền tảng: 5-10 triệu tuỳ vào độ phủ sóng. Chi phí hợp tác với các Influencer, food blogger, review ngành F&B: 2-10 triệu tuỳ độ nhận diện.

Chi phí thiết kế & đầu tư cơ sở vật chất.

Phân chia cho vấn đề này thì phí thuê thiết kế chiếm khoảng 5-7% ngân sách, cơ sở vật chất trong khoảng 28-30% là hợp lý.

Chi phí mở quán sẽ bao gồm sửa chữa, thiết kế lại mặt bằng quán, bổ sung các khu vực như quầy pha chế, bồn rửa, toilet…

Chi phí sắm sửa trang thiết bị trang trí như bàn ghế, hệ thống đèn trang trí, vật liệu/đồ vật trang trí…

Chi phí sắm cơ sở vật chất chuyên dụng như: thiết bị làm lạnh, máy ép/máy xay, bộ dụng cụ pha chế, các loại ly chuyên dụng khác nhau theo tùy loại nước uống, phin pha cafe, chai lọ nguyên liệu…

Để tiết kiệm khi mở quán, các bạn có thể cân nhắc những loại máy móc thực sự quan trọng và bổ sung sau. Trong trường hợp bạn chỉ muốn quán cafe theo phong cách truyền thống. Chi phí mở quán cà phê kiểu này sẽ không tốn qua nhiều.

Thủ tục pháp lý.

Để mở quán cafe nhỏ hợp pháp theo đúng quy định pháp luật thì cần những giấy tờ sau:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Giấy chứng nhận đáp ứng đầy đủ về vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Các khoản thuế cần phải nộp: thuế môn bài theo năm, thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân.

Tìm địa điểm và thiết kế không gian quán.

Vị trí “đắc địa” đóng vai trò quyết định sự thành bại của quán cà phê cần cân nhắc kỹ. Tiêu chuẩn lựa chọn địa điểm kinh doanh cà phê dựa theo:

Khách hàng mục tiêu: Ngoài trung tâm thương mại, địa điểm thuận lợi mở quán cà phê tốt nhất là ở những vị trí như: ở nơi thuận tiện di chuyển, hạn chế ở trong hẻm và những nơi gây khó khăn cho việc đi lại. Ưu tiên lựa chọn khu vực có đảm bảo an ninh trật tự, có lưu lượng người qua lại lớn.

Chỗ để xe: Nếu địa điểm của bạn không đủ chỗ đỗ ô tô thì ít ra cũng phải có chỗ để xe máy. Chỗ để xe dễ lên xuống, không phải đi bộ xa là tốt nhất. Nếu không có chỗ thì bạn phải thuê hoặc để xe ghép với quán khác và mất thêm chi phí nhân công dắt xe cho khách.

Diện tích: Diện tích phù hợp, không quá chật hẹp. Không gian yên tĩnh, không quá ồn ào để khách hàng có thể dễ dàng trò chuyện, bàn bạc công việc. Địa điểm quán dễ tìm, dễ tra trên “Google Map”

Giá thuê: Thuận mua – vừa bán và phải phù hợp với thị trường, đó là nguyên tắc của việc mặc cả giá thuê nhà. Ngân sách của bạn có hạn, khả năng phải chịu lỗ trong ít nhất vài tháng đầu khi chưa có khách là những yếu tố cần cân nhắc. Thời hạn thuê mở quán phải ít nhất 1 năm để bạn có hoạt động ổn định

Mật độ xe lưu thông: Khi chọn địa điểm quán cafe, bạn cũng cần phân tích mối quan hệ giữa đặc điểm đường phố và quy mô lưu lượng hành khách. Một số nút giao thông có lưu lượng hành khách tập trung cao.

Thiết kế không gian quán: Đây cũng là yếu tố quan trọng trong việc chọn địa điểm mở quán cafe. Môi trường bao gồm cả yếu tố cảnh quan xung quanh có sạch đẹp hay không, an ninh có đảm bảo không, dân cư xung quanh có khó tính không. Những việc này cần chính chủ quán bỏ thời gian đi xác thực hiện trường, hạn chế những phiền phức phát sinh khi quán đã đi vào hoạt động.

>> Xem thêm: Trang Trí Quán Cà Phê Đẹp – Điểm Nhấn Đầu Tiên Thu Hút Khách Hàng

Xây dựng Menu.

Việc xây dựng một thực đơn đồ uống là điều bắt buộc đối với bất cứ một quán cafe nào. Quán bạn có bao nhiêu loại thức uống? Đâu là món chính? Quán có những món ăn đi kèm nào? Ngoài ra, chủ quán cũng cần phân loại các nhóm đồ uống và đưa chúng vào menu hợp lý để khách hàng dễ hình dung và lựa chọn.
Hãy tìm hiểu về mùi vị, các loại thức uống phổ biến mà nhóm khách hàng tiềm năng ưa thích. Thậm chí là còn có các thức uống, món ăn theo dịp lễ đặc biệt như Giáng Sinh, năm mới, Valentine,…

Về định giá, bạn nên khảo giá thị trường và các đối thủ. Sau đó, ước lượng số lượng đồ uống hàng ngày, chi phí bỏ ra kèm theo. Hãy tính toán kỹ tất cả các khoản chi phí phát sinh và giá cả thị trường, từ đó bạn mới đưa ra được mức giá phù hợp nhất.

>> Xem thêm: 9 Kinh Nghiệm Kinh Doanh Mô Hình Cafe Take Away Từ A Đến Z

Mua sắm trang thiết bị.

Thiết bị pha chế.

Máy pha cà phê là một thiết bị giúp mang đến một ly thức uống thơm ngon và giàu năng lượng cho người dùng. Tạo nên tính chuyên nghiệp cũng như tiết kiệm thời gian pha chế. Nếu bạn lựa cho mô hình kinh doanh lớn thì việc đầu tư hệ thống máy pha chế rất đáng tiền.

Máy bán hàng.

Lựa chọn một sản phẩm máy bán hàng sao cho ưng ý, phù hợp với nhu cầu sử dụng cho quán cà phê giữa một rừng các thương hiệu khác nhau, đa dạng về chủng loại, xuất xứ, là việc không hề đơn giản, đặc biệt đối với người lần đầu kinh doanh cafe. Bạn nên chọn thương hiệu uy tín cùng nơi bán có nhiều chế độ hậu mãi tốt, tích hợp đồng thời nhiều chức năng đa dạng hình thức thanh toán giúp kinh doanh dễ dàng và quản lý doanh thu hiệu quả.

Tuyển dụng nhân viên.

Chi phí thuê nhân viên phục vụ dao động từ 4-6 triệu/tháng cho nhân viên làm việc toàn thời gian và từ 15k – 17k/giờ cho nhân viên làm việc theo ca. Ước tính này còn tùy thuộc vị trí tuyển dụng, mục đích tuyển dụng và dựa vào quy mô kinh doanh để bạn tuyển dụng nhân viên phù hợp.

Sau khi thuê được nhân viên, tiếp theo là bạn cần đào tạo quy trình phục vụ quán cafe đã đề ra như: cách thức bán hàng, chào hỏi khách, thanh toán, xử lý vấn đề phát sinh, v.v…Xây dựng quy trình làm việc và cơ chế thưởng phạt công bằng sẽ giúp tạo động lực để nhân viên làm việc tốt hơn.

>> Xem thêm: Bùng Nổ Xu Hướng Kinh Doanh Cà Phê 2023 Cho Lợi Nhuận Gấp Đôi

Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục.

Thủ tục, giấy tờ thành lập doanh nghiệp luôn là vấn đề mà những ai chuẩn bị khởi nghiệp cũng không được phép bỏ qua. Hoạt động kinh doanh chỉ được tiến hành khi cơ quan có thẩm quyền cấp phép. Hiểu được điều đó bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và xác định được nơi cần nộp hồ sơ, các doanh nghiệp cần tiến hành gửi hồ sơ. Tránh trường hợp sau này khi đang kinh doanh ổn định, lực lượng chính quyền có thể đến và kiểm tra bất cứ lúc nào. Trường hợp xấu nhất có thể bạn sẽ phải đóng cửa quán một thời gian và ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu.

Lên các hoạt động truyền thông, marketing cho quán.

• Cải thiện dịch vụ khách hàng.
• Sử dụng hình thức quảng cáo online.
• Liên kết với người nổi tiếng trong ẩm thực.
• Sử dụng quảng cáo truyền thống.
• Quảng bá thương hiệu trên website, app ăn uống.
• Tạo các chương trình khuyến mãi.
• Tận dụng thẻ thành viên.

>> Xem thêm: Bật Mí Phương Pháp Marketing Cho Quán Cà Phê Cho Lợi Nhuận Cao 

Để nhiều khách hàng biết tới quán cafe của bạn khi vừa mới mở, bạn cũng cần lên kế hoạch cho các hoạt động quảng bá, giới thiệu. Bên dưới  là một vài gợi ý Marketing mà các quán cafe hiện nay đã thực hiện và có hiệu quả:

Phát tờ rơi.

Hãy phát tờ rơi gần khu vực mở quán để người nhận có thể ghé thăm ngay sau khi nhận được thông tin. Hình thức này phù hợp với những quán cafe gần khu vực trường học, văn phòng, chung cư, v.v…

Quảng cáo trên mạng xã hội: Bạn có thể tạo các Fanpage với những hình ảnh đẹp của quán, những chia sẻ, bình luận tích cực của khách hàng rồi chạy quảng cáo hướng tới các khách hàng mục tiêu. Bạn cũng có thể tối đa hóa công cụ tìm kiếm với các từ khóa theo phong cách của quán.

Marketing quán cafe.

• Thực hiện các hình thức Marketing online – offline để thu hút khách hàng. Sử dụng website nhà hàng hay app ăn uống để quảng bá thương hiệu.
• Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, khách hàng thường có xu hướng tìm kiếm các địa điểm nhà hàng trên các trang web và ứng dụng ăn uống. Chính vì vậy, sử dụng website nhà hàng hay app ăn uống để quảng bá thương hiệu là chiến lược marketing cho quán cà phê  được nhiều người ưa chuộng hiện nay.
• Đặt bài quảng cáo trong các hội nhóm review: sử dụng hình thức quảng cáo online trên internet được xem là một chiến lược marketing cho quán giúp thu hút khách hàng hiệu quả và tiết kiệm chi phí tốt nhất.
• Đặt các bài giới thiệu của quán kèm hình ảnh đẹp để thu hút khách hàng ghé thăm cũng là một gợi ý Marketing hiệu quả.
• Tổ chức sự kiện khai trương: Hiệu ứng đám đông không chỉ là một chiến lược Marketing vô cùng phổ biến trong cuộc sống. Tại ngày khai trương, khi mọi thứ sẵn sàng đi vào hoạt động, hãy tổ chức các mini game, ca nhạc, bốc thăm trúng thưởng, v.v…để thu hút nhiều khách tham gia. Khi có nhiều người tham gia thì bạn cố gắng giữ chân họ bằng chất lượng đồ uống/dịch vụ của quán.

>> Xem thêm: Cách Khắc Phục Quán Cà Phê Vắng Khách Hiệu Quả

Mở quán cafe thành công không khó, chỉ cần bạn dựa vào những điều cần lưu ý mà FnB đã đề cập ở nội dung trên và lập cho riêng mình bản kế hoạch chi tiết. Chúc công việc kinh doanh của bạn sẽ thành công.